Membuat Sertifikat Otomatis Terkirim ke Email Peserta dengan Menggunakan Google Sheets dan AutoCrat

5 Des 2023 - -

Mengelola proses pengiriman sertifikat kepada peserta acara atau pelatihan bisa menjadi tugas yang cukup memakan waktu jika dilakukan secara manual. Namun, dengan memanfaatkan alat-alat yang tersedia seperti Google Sheets dan Add-On AutoCrat, Anda dapat membuat proses ini menjadi lebih efisien dan otomatis. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat sertifikat otomatis yang terkirim ke email peserta:

Langkah 1: Persiapkan Alat dan Bahan

1). Akun Google:
Pastikan Anda memiliki akun Google.

2). Desain Sertifikat:
Gunakan alat desain seperti Canva untuk membuat desain sertifikat yang menarik dan sesuai dengan tema acara Anda. Simpan desain tersebut dalam format gambar yang dapat digunakan nanti.

3). File Sertifikat di Google Slide:
Buatlah slide sertifikat menggunakan Google Slide. Unggah desain sertifikat dari Canva atau desain Anda sendiri ke Google Slide. Ini akan menjadi template yang akan diisi dengan data peserta.

4). File Data Peserta di Google Spreadsheet:
Siapkan spreadsheet di Google Sheets untuk menyimpan data peserta. Kolom-kolom dalam spreadsheet ini akan dihubungkan dengan elemen-elemen di template sertifikat. Pastikan setiap peserta memiliki informasi yang seperti nama, instansi, email, dan lainnya.

5). Add-On AutoCrat:
Install Add-On AutoCrat melalui Google Workspace Marketplace. AutoCrat memungkinkan Anda menggabungkan data dari Google Sheets ke dalam dokumen, termasuk sertifikat, dan mengirimnya secara otomatis.

a. Buka Google Sheets dan pilih "Add-Ons" -> "Get Add-ons."

b. Cari AutoCrat dan instal ke Google Sheets Anda.

c. Setelah instalasi, buka AutoCrat melalui "Add-ons" -> "AutoCrat" -> "Open."

Langkah 2: Konfigurasi AutoCrat untuk Penggabungan dan Pengiriman Email

1. Pilih "New Job" di AutoCrat.
2. Pilih spreadsheet yang berisi data peserta.
3. Tentukan dokumen Google Slide sebagai template sertifikat.
4. Pilih lokasi di mana dokumen yang dihasilkan akan disimpan.
5. Tentukan kolom-kolom yang sesuai antara spreadsheet dan template sertifikat.
6. Konfigurasi opsi pengiriman email, termasuk penambahan alamat email penerima dari kolom spreadsheet yang sesuai.

Langkah 3: Jalankan Proses Otomatis

1. Setelah konfigurasi selesai, simpan pengaturan AutoCrat.
2. Jalankan proses penggabungan dan pengiriman email dengan mengklik "Run Merge."

Dengan langkah-langkah di atas, AutoCrat akan menghasilkan sertifikat yang diisi dengan data peserta dan secara otomatis mengirimkannya ke email masing-masing peserta. Proses ini dapat menghemat waktu dan usaha Anda, memastikan bahwa setiap peserta menerima sertifikat mereka dengan mudah dan efisien.

Simak video panduan disini: https://youtu.be/A_1vS_WIF_0